Pianificare eventi, organizzare la propria campagna di fundraising oppure impostare un qualsiasi progetto può essere un compito impegnativo e snervante, soprattutto se non sappiamo come fare. Fortunatamente possiamo contare su un prezioso alleato: il Gantt.

Il diagramma Gantt è uno strumento pratico e veloce, che ci consente di tenere sotto controllo tutte le varie attività da svolgere, pianificando il tempo da dedicare ad ognuna di esse e la sequenzialità delle varie azioni. Grazie al Gantt nulla sarà più fuori controllo.

I vantaggi

Il diagramma di Gantt, ai fini della gestione di un qualsiasi progetto, ha i seguenti vantaggi:

• Semplicità;
• Chiarezza;
• Possibilità di tenere tutto sotto controllo in un unico foglio;
• Possibilità di integrazione dei risultati con i vari team di lavoro;
• Possibilità di gestione del timing delle varie attività e trovare in tempi brevi eventuali “colli di bottiglia”;;
• Fornisce alcuni indicatori per la misurazione delle perfomance.

Come costruire un Gantt

Il diagramma Gantt è facile da costruire e realizzare. L’ideale sarebbe realizzarlo in un foglio elettronico oppure attraverso software specifici, ma anche la classica carta e penna possono andare bene.

Il diagramma è composto da due assi principali: orizzontale e verticale. Il primo è dedicato all’intervallo temporale, avendo cura di scegliere un’unità di misura costante. Il secondo invece è dedicato alle varie attività, generalmente da elencare in ordine di svolgimento.

Prima di impostare il diagramma quindi occorre avere ben presente quali sono tutte le attività da svolgere all’interno del processo, sia in maniera sequenziale che parallela. Una volta elencate le attività e le azioni da svolgere, possiamo passare alla parte operativa, inserendole all’interno del diagramma. 

Nella prima colonna del foglio (nella parte sinistra) inseriamo tutte le attività che intendiamo svolgere per la realizzazione del progetto. Il consiglio è quello di elencare prima le macroattività e, sotto ognuna di esse, suddividerle nelle microattività che le compongono.

Una volta completata questa fase è fondamentale ricontrollare il tutto per evitare di dimenticare qualche piccola attività Una volta che si è certi di aver inserito tutto, possiamo assegnare ad ogni azione le tempistiche necessarie per la loro realizzazione, ma non solo: possiamo farlo assegnando ad ognuna una data di inizio e fine attività.

Ora possiamo tenere sotto controllo, in un unico foglio, tutte le attività da svolgere con le relative tempistiche, potendo anche verificare, in fase di realizzazione, se i tempi previsti sono stati rispettati oppure occorre, per qualche attività, fare una riparametrizzazione.

Software o tool con cui costruire il GANTT

Ecco alcuni tool e strumenti con i quali possiamo costruire facilmente degli efficacissimi GANTT:

Excel (o equivalenti): Un foglio elettronico è lo strumento ideale per costruire i GANTT, possiamo agevolmente usare le celle per intersecare le varie attività con il relativo timing, sfruttando le celle del foglio elettronico.

Zoho Project, un tool gratuito (per un massimo di 5 utenti e 2 progetti) per la gestione di qualsiasi progetto e l’impostazione di diagrammi di GANTT. Dotato di un’interfaccia visiva molto intuitiva, permette di assegnare le varie attività a diverse persone e di creare dei legami di propedeucitià tra un’attività e l’altra. Inoltre si integra facilmente con le app di Google.

Asana è un tool per la gestione dei progetti, la versione gratuita supporta fino a 15 persone. A differenza del precedente, questo tool pone un maggiore accento sulla collaborazione tra le varie persone o funzioni aziendali, permettendo una perfetta gestione di progetti in cui intervengono diversi soggetti. Permette infatti sia una visione individuale sulla singola attività che una visione globale dell’intero progetto.

Trello è uno dei tool più famosi per la gestione di task o progetti. Dotato di moltissime funzioni disponibili gratuitamente, Trello consente all’utente di personalizzare al massimo l’ambiente per sfruttare al meglio le caratteristiche e funzionalità messe a disposizione. Permette la condivisione delle attività e consente la collaborazione con altre persone. L’interfaccia grafica è semplice ed intuitiva, studiata appositamente per consentire un accesso diretto alle informazioni messe in evidenza. Consente di recente l’integrazione con le applicazioni Google, come ad esempio Google Drive.

Carta e penna. Ultimo ma non meno importante, la classica carta e penna. Forse il metodo meno efficiente tra quelli elencati, ma sicuramente efficace. Disegnare su un foglio di carta il Diagramma di GANTT consente innanzitutto di mettere in ordine le idee ed iniziare a capire come svolgere le varie attività, specificando la sequenza corretta. Questo metodo può essere utilizzato soprattutto in una primissima fase iniziale, per creare una bozza di quello che poi sarà riportato nei vari tool.